老人ホームの経理担当者向け 介護タクシーのインボイス確認手順

老人ホームでは、入居者の通院や外出に介護タクシーを使う機会が多く、その経理処理は経理担当者の日常業務の一つです。インボイス制度下では、受け取った領収書・請求書の扱いに少し注意が必要です。月次から決算までの確認手順をステップで整理します。

ステップ1：受領時に登録番号を確認

介護タクシーから領収書・請求書を受け取ったら、まず登録番号（Tから始まる13桁）があるかを確認します。番号があれば適格請求書として控除の根拠になり、無ければ未登録事業者として経過措置で処理します。受領の時点で区分しておくと、後の作業が楽になります。

ステップ2：取引先リストで登録状況を管理

よく使う介護タクシー事業者を一覧にし、それぞれの登録番号と登録の有無を記録しておきます。新規の事業者は国税庁の公表サイトで番号を照合します。継続取引の相手は一度確認しておけば、毎回照合する手間が省けます。

ステップ3：経過措置の処理

未登録事業者からの支払いは、経過措置の割合で控除します。割合は2023年10月〜2026年9月が80%、2026年10月以降は70%と段階的に縮小します。会計ソフトでは経過措置対応の税区分を選べば自動計算されます。帳簿には経過措置を適用した旨を記載しておきます。

ステップ4：月次・決算での整理

月次では、介護タクシー関連の領収書・請求書を登録・未登録で区分し、控除額を集計します。決算・申告時には、適格請求書の保存と帳簿の記載が揃っているかを確認します。電子で受け取った書類は電子帳簿保存法に沿って保存します。区分管理ができていれば、決算作業がスムーズに進みます。

まとめ

老人ホームの経理では「受領時に登録番号を確認 → 取引先の登録状況を管理 → 経過措置を処理 → 月次・決算で整理」の流れが基本です。受領時点で登録・未登録を区分しておくことが、毎月の作業と決算を楽にする最大のコツです。